Abmahnung vom Arbeitgeber - Alles, was Sie wissen müssen

Das Wichtigste in Kürze:

• Mit einer Abmahnung warnt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei Pflichtverletzungen.
• Eine Abmahnung führt nicht automatisch zur Kündigung bei der nächsten Pflichtverletzung
• Es ist sinnvoll, gegen eine ungerechtfertigte Abmahnung vorzugehen, andernfalls steigt das Risiko einer Kündigung.

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Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Eine Abmahnung im Arbeitsrecht hat den Zweck, den Mitarbeiter bei einer Pflichtverletzung dazu aufzufordern, die Pflichtverletzung zu unterlassen. Insgesamt verfolgt die Abmahnung drei Ziele:

• Hinweis: Die Abmahnung soll den Mitarbeiter darüber informieren, dass er eine Pflichtverletzung begangen hat. Ohne die Pflichtverletzung zu kennen, ist es schwierig, die Pflichtverletzung abzustellen.
• Ermahnung: Außerdem soll die Abmahnung den Angestellten dazu auffordern, entsprechende Pflichtverletzungen in der Zukunft zu unterlassen. 
• Warnung: Die dritte Funktion der Abmahnung besteht darin, dass dem Angestellten aufgezeigt wird, welche Konsequenzen drohen, wenn es zu weiteren Pflichtverletzungen kommt. In der Regel droht die Kündigung.

Wie sind die Voraussetzungen für eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Zentrale Voraussetzung der Abmahnung ist eine Pflichtverletzung des Arbeitnehmers. Die Abmahnung ist eine Vorstufe zur Kündigung. Entsprechend kommt eine Abmahnung nur in Betracht, wenn die folgenden Voraussetzungen vorliegen:

• Pflichtverletzung: Grundvoraussetzung der Abmahnung ist eine Pflichtverletzung. Die Gründe für eine Pflichtverletzung sind verschieden. So kommt eine Abmahnung etwa in Betracht, wenn Angestellte mehrfach zu spät kommen, fahrlässig Eigentum des Unternehmens beschädigen usw.
• Verhältnismäßig: Die Abmahnung muss verhältnismäßig sein. Entsprechend kommt die Abmahnung nicht in Betracht, wenn andere Mittel zur Verfügung gestanden hätten, um die Pflichtverletzung zu beseitigen. Wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer zum ersten Mal eine Minute zu spät zur Arbeit kommt und bereit ist, die Arbeitszeit später nachzuarbeiten, rechtfertigt die geringe Verspätung eher keine Abmahnung.
• Kenntnisnahme: Die Abmahnung wird nur wirksam, wenn der Arbeitnehmer die Abmahnung zur Kenntnis nimmt. Deshalb erfolgen die meisten Abmahnungen in Person und die Angestellten sollen unterschreiben, dass Sie die Abmahnung zur Kenntnis genommen haben.

Außerdem sind die folgenden inhaltlichen Anforderungen bei der Abmahnung zu berücksichtigen:

• Verhalten: Aus der Abmahnung muss klar hervorgehen, welches auf welches Verhalten sich die Abmahnung bezieht. 
• Pflichtverletzung: Der Arbeitgeber muss klar zum Ausdruck bringen, dass das Verhalten eine Pflichtverletzung darstellt.
• Unterlassen: Außerdem muss der Arbeitgeber den Angestellten dazu auffordern, zukünftige Pflichtverletzungen zu unterlassen. 
• Konsequenzen: Außerdem muss der Arbeitgeber in der Abmahnung deutlich zum Ausdruck bringen, dass im Fall der Wiederholung arbeitsrechtliche Konsequenzen (insb. die Kündigung) drohen.

Beispiel: Am 5. August sind Sie erst um 9 Uhr zur Arbeit erschienen und damit eine Stunde nach Dienstbeginn. Damit haben Sie ihre Pflicht, pünktlich zur Arbeit zu erscheinen, verletzt. Ich erwarte, dass Sie in der Zukunft pünktlich zur Arbeit erscheinen. Wiederholt sich die Verspätung, droht Ihnen die Kündigung.

Beispiele für Abmahnungsgründe

Eine Abmahnung kommt in Betracht, wenn Arbeitnehmer eine Pflicht verletzen. In den folgenden Beispielen liegt eine Pflichtverletzung vor und eine Abmahnung kommt in Betracht:

• Verspätung: Angestellte, die schuldhaft zu spät zur Arbeit kommen, verletzen Ihre Pflicht zu arbeiten. Wer also die Verspätung nicht zu verschulden hat (z.B. aufgrund eines Autounfalls, eines Ausfalls einer U-Bahn usw.), verletzt keine Pflicht, entsprechend ist auch die Abmahnung nicht zulässig.
• Schlechte Arbeit: Angestellte, die schlecht arbeiten, verletzen damit ihre Pflicht, die Arbeitsleistung zu erbringen. Eine Schlechtleistung von Angestellten setzt voraus, dass eine bewusste Schlechtleistung vorliegt. Angestellte sind nicht dazu verpflichtet, ein bestimmtes Arbeitsergebnis zu liefern. Stattdessen müssen Angestellte so gut arbeiten, wie Sie können. Entsprechend kommt eine Abmahnung nur in Betracht, wenn der Angestellte sein Potential nicht ausschöpft.
• Handynutzung: Während der Arbeitszeit am Handy spielen, obwohl der Arbeitgeber die Nutzung von privaten Handys während der Arbeitszeit verboten hat.
• Arbeitskleidung: Wenn Angestellte verpflichtet sind, bei der Arbeit bestimmte Kleidung zu tragen (z.B. Bankangestellte, die einen Anzug tragen müssen), stellt eine Verletzung des Dresscodes eine Pflichtverletzung dar, die eine Abmahnung rechtfertigt.
• Belästigung: Angestellte, die ihre Kollegen belästigen, verletzen damit ihre Pflicht, den Betriebsfrieden zu wahren. Je nach Intensität der Belästigung kommt anstelle der Abmahnung auch eine sofortige Kündigung in Betracht.

Ist für eine Abmahnung eine Anhörung erforderlich?

Eine Anhörung ist für eine Abmahnung nicht erforderlich. Allerdings hören Arbeitgeber in den meisten Fällen den Angestellten an, bevor eine Abmahnung ausgesprochen wird. Hintergrund dieses Vorgehens ist, dass dem Angestellten so die Möglichkeit gegeben wird, sich zu äußern, sodass eine spätere Klage gegen die Abmahnung verhindert werden kann.

• Öffentlicher Dienst: Eine Ausnahme betrifft den öffentlichen Dienst. Nach § 3 Abs. 6 des Tarifvertrages besteht die Pflicht, Angestellte anzuhören.
• Betriebsrat: Der Betriebsrat muss vor der Abmahnung nicht angehört werden. Erst wenn es im Wiederholungsfall zu einer Kündigung kommt, besteht die Pflicht, den Betriebsrat anzuhören.

Welche Folgen hat eine Abmahnung?

Eine Abmahnung hat für Angestellte keine unmittelbaren Konsequenzen. Die Abmahnung ist vielmehr ein Schritt, um zu einem späteren Zeitpunkt eine Kündigung zu rechtfertigen. Außerdem hängen die Konsequenzen einer Abmahnung davon ab, ob eine Kündigung möglich gewesen wäre oder nicht:

• Vorbereitung: Grundsätzlich ist die Abmahnung eine Vorstufe zu einer Kündigung. Eine Kündigung kann nur ausnahmsweise bei der ersten Pflichtverletzung erfolgen. In den meisten Fällen kommt eine Kündigung erst in Betracht, wenn Arbeitnehmer mehrere Pflichtverletzungen begangen haben. Die Abmahnung bereitet in solchen Fällen die Kündigung vor. Allerdings führt die Abmahnung auch nicht dazu, dass der Arbeitgeber bei der nächsten Pflichtverletzung die Kündigung aussprechen kann. Ob bei der nächsten Pflichtverletzung eine Kündigung in Betracht kommt, hängt von der Schwere der Pflichtverletzung, der Anzahl an Pflichtverletzungen und auch der Zeit, die zwischen den Pflichtverletzungen lag, ab.
• Kündigung möglich: Wäre eine sofortige Kündigung möglich gewesen, stellt eine Abmahnung einen Verzicht auf die Kündigung dar. Wenn der Arbeitgeber also die Kündigung hätte aussprechen können, kann der Arbeitgeber nicht zu einem späteren Zeitpunkt die Kündigung mit der Pflichtverletzung begründen, für die bereits eine Abmahnung erfolgt ist.

Kann eine Abmahnung mündlich erfolgen?

Die Abmahnung von Angestellten kann mündlich erfolgen. Die Abmahnung unterliegt keiner Form. Die Abmahnung wird allerdings nahezu immer schriftlich erfolgen. Für die schriftliche Abmahnung spricht, dass Arbeitgeber nur so die Abmahnung nachweisen können. Auch die folgenden Aspekte sollten Sie zur Abmahnung berücksichtigen:

• Frist: Es gibt keine gesetzlich vorgesehene Frist, welche der Arbeitgeber einhalten muss, um die Abmahnung zu erklären. Allerdings muss der Arbeitgeber die Abmahnung zeitnah nach der Pflichtverletzung erklären. Wartet der Arbeitgeber zu lange, droht die Unwirksamkeit der Abmahnung. Wartet der Arbeitgeber länger als ein Jahr, droht die Unwirksamkeit.
• Form: Neben der Schriftform erfolgen Abmahnungen auch häufig elektronisch (z.B. per E-Mail). Auch auf diesem Weg kann der Arbeitgeber die Abmahnung später nachweisen.
• Zuständig: Die Abmahnung kann auch von einem zuständigen Mitarbeiter, z.B. aus der Personalabteilung, ausgesprochen werden, sofern die dafür erforderliche Vollmacht vorliegt.

Abmahnung erhalten, was tun?

Wenn Sie eine Abmahnung erhalten haben, ist es empfehlenswert, die folgenden Tipps zu beachten:

• Anwalt: Sie sollten einen Anwalt kontaktieren. Ob und wie Sie gegen die Abmahnung vorgehen, besprechen Sie am besten mit einem Anwalt.
• Unterschrift: Arbeitgeber verlangen häufig, dass Angestellte die Abmahnung unterschreiben. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie ausschließlich unterschreiben, die Abmahnung erhalten zu haben. Auf keinen Fall sollten Sie unterschreiben, dass Sie den zugrundeliegenden Sachverhalt anerkennen.
• Vorgehen: Gegen eine Abmahnung kommen verschiedene Verteidigungsmittel in Betracht. Zum einen können Sie überhaupt nicht reagieren, zum anderen könnten Sie gegen die Abmahnung klagen. Als Mittelweg kommt die Abgabe einer Gegendarstellung oder eine Beschwerde beim Betriebsrat in Betracht.

Klage gegen eine Abmahnung

Wenn Sie eine Abmahnung erhalten haben, können Sie gegen die Abmahnung klagen. Wenn die Abmahnung nicht gerechtfertigt ist, insbesondere weil keine Pflichtverletzung vorliegt, können Sie die Löschung aus der Personalakte verlangen. Sofern der Arbeitgeber auf das Verlangen nicht reagiert, können Sie die Löschung auch gerichtlich durchsetzen. 

Kommt es später zu einer Kündigung, muss der Arbeitgeber beweisen, dass die vorherige Abmahnung berechtigt war. Es ist entsprechend nicht zwingend erforderlich, gegen eine Abmahnung vorzugehen. Allerdings ist die Abmahnung eine Vorstufe zur Kündigung, sodass es sinnvoll ist, gegen eine unberechtigte Abmahnung vorzugehen. Eine in der Personalakte aufgeführte Abmahnung steigert das Risiko, dass der Arbeitgeber die Kündigung erklärt. Auch wenn im Rahmen des Gerichtsprozesses die Unwirksamkeit der Abmahnung festgestellt wird, bedeutet der Prozess viel Stress.