Frist für die Abmahnung - Alles, was Sie wissen müssen

Das Wichtigste in Kürze:

• Der Arbeitgeber hat circa ein Jahr Zeit, die Abmahnung auszusprechen.
• Die Frist für den Arbeitgeber ist umso länger, je schwerer die Pflichtverletzung ist.
• Circa zwei Jahre nach der Eintragung wird die Abmahnung aus der Personalakte gelöscht.

Innerhalb welcher Frist muss die Abmahnung erfolgen?

Der Arbeitgeber hat für die Abmahnung circa ein Jahr Zeit. Es gibt keine gesetzlich vorgesehene Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen muss. Das bedeutet allerdings nicht, dass der Arbeitgeber auch Pflichtverletzungen abmahnen kann, die bereits Jahre zurückliegen.

• Keine Verjährung: Für die Abmahnung gibt es keine gesetzlich vorgesehene Verjährungsfrist. Auch die Frist für die außerordentliche Kündigung, § 626 Abs. 2 BGB, ist auf die Abmahnung nicht anwendbar. 
• Verwirkung: Ab ca. einem Jahr nach der Pflichtverletzung tritt die sog. Verwirkung ein. Hintergrund der Verwirkung ist, dass es treuwidrig wäre, Pflichtverletzungen, die über Jahre zu keiner Reaktion des Arbeitgebers geführt haben, plötzlich mit einer Abmahnung bestraft würden.

Der Zeitpunkt, ab dem die Verwirkung eintritt, ist nicht pauschal festgelegt. Wann die Verwirkung eintritt, hängt maßgeblich von zwei Faktoren ab:

• Zeit: Für die Verwirkung ist zum einen der Zeitablauf entscheidend. Grundsätzlich kommt ab einem Zeitraum von mehreren Monaten die Verwirkung in Betracht. Die Verwirkung tritt umso später ein, je schwerer die Pflichtverletzung ist.
• Verhalten: Zum anderen ist für die Verwirkung das Verhalten des Arbeitgebers entscheidend. Wenn der Arbeitgeber etwa zeigt, dass er über die Pflichtverletzung hinweggesehen hat, spricht dies dafür, dass die Verwirkung eingetreten ist. 

Beispiele:

• 10 Monate: Bei einer leichten Pflichtverletzung, bei der der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer gesagt hat, dass dieser sich keine Sorgen machen solle, ist die Verwirkung bereits nach 10 Monaten eingetreten.
• 3,5 Jahre: Im Gegenzug wurde bei einer schwerwiegenden Pflichtverletzung, bei der der Arbeitgeber sich ausdrücklich Konsequenzen vorbehalten hat, ist die Verwirkung auch nach 3,5 Jahren noch nicht eingetreten.

Wann wird die Abmahnung aus der Personalakte gelöscht?

Eine Abmahnung wird aus der Personalakte gelöscht, wenn die Abmahnung keine Wirkung mehr entfaltet. Wann genau die Abmahnung ihre Warnfunktion verliert, lässt sich nicht pauschal beantworten. Grundsätzlich kommt eine Löschung der Abmahnung aus der Personalakte ab circa zwei Jahren nach der Eintragung in Betracht. Eine Löschung aus der Personalakte setzt zwei Sachen voraus:

• Keine Warnfunktion: Eine Abmahnung verliert abhängig von der zugrundeliegenden Pflichtverletzung nach mehreren Jahren ihre Warnfunktion. Bei geringfügigen Pflichtverletzungen verliert die Abmahnung nach circa 2 Jahren ihre Warnfunktion. Handelt es sich um schwerwiegende Pflichtverletzungen dauert es länger, bis die Abmahnung ihre Warnfunktion verliert.
• Keine Dokumentation: Außerdem darf kein Interesse an der Dokumentation der Abmahnung bestehen. Es besteht so lange ein Interesse an der Dokumentation, wie die Abmahnung bei Beurteilungen Berücksichtigung findet. Auch wenn eine Abmahnung ihre Warnfunktion verliert, kann weiter ein Interesse daran bestehen, die Abmahnung bei weiteren Beurteilungen zu berücksichtigen. Bei geringfügigen Pflichtverletzungen verliert die Abmahnung nach ungefähr zwei Jahren ihre Bedeutung bei Beurteilungen.

Innerhalb welcher Frist muss die Verteidigung gegen eine Abmahnung erfolgen?

Gegen die Abmahnung kann so lange vorgegangen werden, wie die Abmahnung in der Personalakte eingetragen ist. Es ist allerdings empfehlenswert, zeitnah gegen die Abmahnung vorzugehen. So haben Sie noch die Möglichkeit, mit einer präzisen Gegendarstellung und Zeugen mögliche Vorwürfe des Arbeitgebers zu entkräften.

Abmahnung erhalten, was tun?

Wenn Sie eine Abmahnung erhalten haben, ist es empfehlenswert, die folgenden Tipps zu beachten:

• Anwalt: Sie sollten einen Anwalt kontaktieren. Ob und wie Sie gegen die Abmahnung vorgehen, besprechen Sie am besten mit einem Anwalt.
• Unterschrift: Arbeitgeber verlangen häufig, dass Angestellte die Abmahnung unterschreiben. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie ausschließlich unterschreiben, die Abmahnung erhalten zu haben. Auf keinen Fall sollten Sie unterschreiben, dass Sie den zugrundeliegenden Sachverhalt anerkennen.
• Vorgehen: Gegen eine Abmahnung kommen verschiedene Verteidigungsmittel in Betracht. Zum einen können Sie überhaupt nicht reagieren, zum anderen könnten Sie gegen die Abmahnung klagen. Als Mittelweg kommt die Abgabe einer Gegendarstellung oder eine Beschwerde beim Betriebsrat in Betracht.